Read full version essay Peranan Pemimpin Menyukseskan Proyek Perubahan

Peranan Pemimpin Menyukseskan Proyek Perubahan

Print version essay is available for you! You can search Free Term Papers and College Essay Examples written by students!.
Join Essays24.com and get instant access to Peranan Pemimpin Menyukseskan Proyek Perubahan and over 30,000 other Papers and Essays

Category: Business

Autor: anton 28 January 2011

Words: 1112 | Pages: 5

Peranan Pemimpin Menyukseskan Proyek Perubahan

Berubah atau perubahan adalah sebuah keniscayaan di dunia yang dinamis ini dan suka atau tidak suka, hal tersebut harus dijalani. Perubahan adalah peralihan dari kondisi yang sudah diketahui (kondisi sekarang) ke kondisi baru yang mungkin masih tidak menentu. Hal ini dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja, memenuhi tuntutan kondisi, memperkuat daya saing, meningkatkan kualitas dan menjadi lebih efisien. Dan perlu diingat, perubahan merupakan persiapan dan alat kontrol masa depan serta respon terhadap isu yang mendesak, tuntutan kehidupan, reaksi pelanggan, reaksi karyawan, kondisi keuangan, jadwal yang ketat, kebutuhan organisasi, isu lingkungan, dan sebagainya. Contohnya adalah perubahan proses produksi, proses mengontrol kualitas, perubahan budaya (culture), rekayasa baru, perubahan organisasi dan fungsional, penggunaan sistem baru dan sebagainya. Perubahan dilakukan karena di masa yang akan datang diperlukan cara yang berbeda dalam melakukan sesuatu. Tetapi perubahan pasti menghadapi berbagai kesulitan, masalah dan tantangan selama prosesnya, sehingga perlu pemimpin yang kuat dan aktif untuk menghadapinya.

Pemimpin memegang peranan penting dan vital untuk menyukseskan proses perubahan dan memberikan hasil sesuai yang diinginkan, dengan menyelesaikan permasalahan yang ada. Meskipun telah ada persiapan dan perencanaan yang cukup, permasalahan dipastikan selalu ada, dan tidak ada jaminan proses ini akan berjalan atau memberikan hasil sesuai yang diinginkan. Menurut survey McKinsey (2006), hanya 6% dari proyek ini berhasil dengan baik (32% berhasil dengan catatan). Jadi bisa disimpulkan sebagian besar proyek mengalami kegagalan. Sebuah penelitian dari Ernst & Young dan American Quality Foundation, menemukan juga sebagian besar (mayoritas) proyek peningkatan kualitas gagal mencapai hasil yang maksimal. Survey lain menunjukan 2/3 moral karyawan lebih buruk atau tidak berubah sama sekali terhadap perubahan yang dilakukan. Juga ditemukan bahwa 60% sikap karyawan terhadap perubahan adalah netral, skeptis dan resistan. Mengapa orang-orang cenderung takut, tidak suka dan skeptis terhadap perubahan? Beberapa sebab dapat diuraikan sebagai berikut :

• Mereka takut kehilangan sesuatu yang berharga yang selama ini telah didapatkan (takut kehilangan kenyamanan yang diperoleh selama ini);

• Mereka kurang mempercayai pemimpin mereka dan tidak mengerti motif-motifnya;

• Mereka tidak melihat potensi keuntungan dari perubahan yang dilakukan;

• Mereka kurang memiliki toleransi individu terhadap perubahan (resistansinya sangat tinggi).

Disamping faktor manusia, banyaknya kegagalan dari proyek perubahan disebabkan oleh hal-hal yang tersebut dibawah ini :

• Kurangnya alasan yang menarik dan kuat untuk melakukan perubahan atau kekurangtahuan terhadap keuntungan yang akan diperoleh dari perubahan;

• Kurangnya kejelasan tujuan, disertai kurangnya perencanaan atau persiapan yang cukup;

• Kurangnya dukungan dari level tertinggi (top management), kurangnya peran aktif, keterlibatan, dan pengawasan para pemimpin disetiap lini;

• Kurangnya proses komunikasi yang baik, yang menimbulkan salah pengertian, kurang lancarnya arus informasi dan menciptakan halangan (barrier) antar pihak yang berkepentingan;

• Kurangnya keterlibatan pihak terkait, terutama pihak yang akan terkena efek perubahan.

• Kurangnya konsistensi terhadap tujuan yang akan dicapai dan kurangnya kontrol terhadap waktu penyelesaian.

Melihat kondisi diatas, pemimpin di semua lini harus memainkan peran aktif, menampilkan kemampuan kepemimpinan yang maksimal dan menjadi perencana, penggerak dan pengontrolnya. Pemimpin menjadi kunci untuk memimpin tim dan anggota untuk menyelesaikan proses ini dengan baik, dan menjadi jembatan dari cara lama ke cara yang baru. Perlu disadari pula, para pemimpin juga bagian dari karyawan yang pasti mempunyai reaksi sama terhadap perubahan itu, tetapi dituntut untuk bisa menampilkan perilaku positif dan produktif, seperti membantu yang lain (anggota tim), memberikan pengarahan yang jelas, menjawab pertanyaan dengan baik dan menyediakan jalan atau fasilitas yang diperlukan. Mereka harus terus berkomunikasi dan mengarahkan, memberikan inspirasi dan motivasi, menjadi model atau contoh perubahan, dan memberikan atau menfasilitasi pelatihan yang diperlukan. Untuk itu, pemimpin harus mengetahui arah perubahan, menyiapkan sumber daya yang diperlukan, menentukan tujuan akhir dan keuntungan yang ingin dicapai, mengantisipasi resiko yang mungkin timbul dan menyiapkan cara mengontrolnya. Untuk memperjelas, maka dapat disimpulkan peranan yang diperlukan dari seorang pemimpin untuk menyukseskan proyek perubahan adalah sebagai berikut :

• Membangun kondisi yang positif dan kondusif untuk mendukung berjalannya proses dengan baik dan sesuai dengan rencana;

• Membangun arah yang jelas pada proyek perubahan bagi tim atau organisasi yang dipimpinnya;

• Mengembangkan semangat setiap anggota tim untuk melakukan dan mencapai tujuan perubahan;

• Menganalisa dan memberikan kebutuhan yang diperlukan dalam proses perubahan;.

• Memberikan saran, nasihat dan solusi untuk menyelesaikan masalah-masalah yang ada. Mendengar secara aktif terhadap segala hal mengenai perubahan. Secara aktif berarti mendorong orang untuk berperan aktif dan memberikan pendapat tentang proyek yang sedang dilakukan

• Mencari dan mengumpulkan berbagai macam ide dari berbagai sumber dan menggalang komunikasi dengan semua pihak dengan baik.

Selanjutnya, untuk mewujudkan proses perubahan yang diinginkan dan memenuhi peranannya, pemimpin perlu mengambil langkah-langkah sebagai berikut :

1. Melakukan orientasi yang cukup untuk mengumpulkan data dan mengidentifikasi sumber daya yang ada untuk proyek perubahan;

2. Merencanakan dan menentukan tujuan serta hasil (target) yang diinginkan, mengorganisasi tim serta menentukan parameter tingkat kemajuan dan keberhasilan yang terukur;

3. Melakukan proses komunikasi proyek dengan baik, seperti menginformasikan tujuan perubahan, cara dan target yang diinginkan. Salah satu yang penting juga adalah menyediakan pusat informasi proyek (Project Information System) yang mudah diakses dan didapatkan oleh semua yang terlibat, sehingga menciptakan proses komunikasi yang lebih baik;

4. Memobilisasi semua sumber daya yang diperlukan, memberikan pelatihan dan arahan yang diperlukan, dan melibatkan semua pihak terkait dalam melakukan implementasi dan menyiapkan transisi selama perubahan berlangsung;

5. Mengontrol dan memonitor proses yang berlangsung, memberi dan meminta masukan dari semua pihak;

6. Mengintegrasikan berbagai elemen dan pekerjaan proyek perubahan dan mengevaluasinya secara menyeluruh apakah sudah sesuai dengan rencana dan tujuan akhir yang diinginkan. Melakukan improvisasi, adaptasi dan penyesuaian seperlunya bila terjadi hal-hal diluar rencana;

7. Memberikan penghargaan kepada seluruh tim atas kontribusi dan peran aktif dalam menyukseskan proyek perubahan.

Untuk melakukan tugas memimpin perubahan yang cukup kompleks, seorang pemimpin harus mempunyai kualitas dan kompetensi yang cukup, antara lain sebagai berikut :

• Mempunyai perilaku yang bisa dihormati, bisa dipercaya dan bisa menjadi contoh atau model ;

• Mempunyai pengalaman yang cukup dan mempunyai kompetensi dibidangnya;

• Mempunyai keterampilan berkomunikasi dengan baik, seperti menulis, mendengarkan, berbicara, menelaah, mengklarifikasi dan merangkum;

• Mempunyai kemampuan bekerjasama, memberikan dorongan (motivasi), memberikan masukan, dukungan dan semangat serta bisa menanamkan nilai-nilai yang baik;

• Mempunyai kepercayaan dan keyakinan tinggi bahwa perubahan bisa membawa ke arah yang lebih baik, menfokuskan pada tujuan akhir yang ingin dicapai dan mengupayakan dengan konsisten.

• Memiliki rasa tanggung jawab terhadap hasil yang diinginkan dan mendorong orang untuk ikut pula bertanggung jawab.

Perubahan tidak bisa terjadi atau tidak bisa memberikan hasil yang diinginkan tanpa peran aktif para pemimpin di semua lini. Pemimpin harus mempunyai kualitas, ketrampilan dan kreativitas yang cukup untuk menghadapi besarnya peranan dan bebannya dalam proses ini. Kemampuan untuk mengimplementasi, reaksi yang produktif dan sikap yang “action-oriented” harus menjadi bagian dari seorang pemimpin untuk memimpin sebuah perubahan yang sukses. Kompleksnya tugas pemimpin didalam masa perubahan menuntut kemampuan, kesiapan dan peran maksimalnya untuk mencapai tujuan akhir perubahan.

Daftar Pustaka

Esther Cameron and Mike Green, Making Sense of Change Management, Kogan Page

Kaye Thorne, Coaching for Change: Practical Strategies for Transforming Performance, Kogan Page Mario Teguh, Becoming a Star, Exnal Publishing

Michael D. Maginn, Managing in Times of Change, McGraw-Hill

Mike Green, Change Management Masterclass: a step by step guide to successful change management, Kogan Page

Ralph L Kliem, Effective communications for project management, Auerbach Publications

Read Full Essay