Kasus 6 Sit

1. Latar Belakang

Teknologi Informasi (TI) saat ini berperan penting dalam membantu usaha perusahan untuk mencapai efisiensi proses, waktu dan biaya yang optimal. Banyak aspek bisnis yang dapat dipermudah, dipercepat, atau bahkan diautomasi untuk merampingkan struktur biaya. Perusahaan retail misalnya, memiliki sitem informasi yang dapat menganalisa tren kebutuhan pelanggan, menyesuaikan inventorinya sesuai tren tersebut dan mengautomasi proses pemesanan kepada supplier terdaftar pada saat stok mencapai batas minimum yang telah ditentukan. Perusahaan logistik seperti United Parcel Services (UPS) juga berhasil memangkas biaya dan meningkatkan produktifitas dengan mengembangkan sistem informasi online tracking. Sebelumnya, UPS harus mengeluarkan $2 sampai $6 untuk melayani 1 panggilan pelanggan yang berhubungan dengan order tracking. Setelah sistem online tracking dikembangkan, biaya yang dikeluarkan UPS untuk melayani order tracking pelanggan hanya mencapai hitungan sen. Hal ini membuktikan besarnya peranan teknologi informasi dalam mencapai efisiensi proses, waktu dan biaya yang optimal.

1. Rumusan Masalah

Sistem informasi seperti yang telah disebutkan di atas saat ini sudah menjadi aset standar bagi perusahaan berskala menengah ke atas. Namun, hasil yang diperoleh perusahaan dari investasi TI tidak selalu sama. Berbekal sistem informasi yang sejenis, tidak semua perusahaan berhasil meningkatkan penjualan dan efisiensi biaya secara signifikan. Ini menunjukkan bahwa investasi teknologi saja tidaklah cukup. Terdapat faktor lain yang mempengaruhi tingkat pengembalian dari investasi TI, baik dilihat dari segi penjualan ataupun dari segi efisiensi proses dan biaya. Faktor tersebut adalah tingkat pemahaman dan pemanfaatan aset TI perusahaan secara optimal oleh karyawan, atau dikenal juga dengan tingkat IT Savvy perusahaan.

Berdasarkan studi kasus yang dilakukan oleh MIT Sloan1 terhadap 147 perusahaan di Amerika selama 5 tahun, perusahaan dengan tingkat IT Savvy yang tinggi berhasil memperoleh laba bersih yang lebih banyak dibandingkan perusahaan dengan tingkat IT Savvy menengah, untuk setiap $1 investasi TI yang dikeluarkan.

Penulisan ini bertujuan untuk memperkenalkan konsep IT Savvy dan peranannya dalam meningkatkan pengembalian terhadap investasi TI perusahaan, beserta langkah-langkah yang dapat diambil untuk meningkatkan IT Savvy tersebut.

1. Analisis Kasus

Seperti halnya investor yang mengkategorikan portofolio finansialnya berdasarkan profil risk and return, manajer senior harus dapat menyesuaikan investasi TI sesuai dengan strategi dan tujuan bisnis perusahaan. Secara umum, terdapat 4 kategori investasi TI yang dapat dijadikan acuan, yaitu:

• Investasi TI Transaksional, yang bertujuan untuk memotong biaya atau meningkatkan hasil dengan biaya yang sama. Contohnya adalah pengembangan sistem online tracking oleh UPS.
• Investasi TI Informasional, yang bertujuan untuk menyediakan informasi seperti laporan keuangan, sistem komunikasi karyawan, dan analisa metrik bisnis.
• Investasi TI Strategis, yang bertujuan untuk memperoleh keunggulan kompetitif dalam meraup pangsa pasar tertentu dengan mengembangkan produk, layanan atau proses bisnis yang baru. ATM adalah contoh investasi TI strategis bagi bank pertama yang menggunakannya, namun saat ini masuk ke dalam kategori investasi TI transaksional.
• Investasi TI Infrastruktur, yang bertujuan untuk menyediakan alat atau layanan untuk dipakai bersama. Contohnya server, jaringan, komputer karyawan, database pelanggan, dll.

Setiap kategori investasi di atas memiliki nilai tambah yang berbeda dan memiliki profil risk and return nya masing-masing. Perusahaan yang tujuan utamanya adalah pemangkasan biaya akan lebih baik untuk berinvestasi lebih banyak di kategori TI transaksional, seperti yang dilakukan oleh UPS.

Perusahaan yang tujuan utamanya meningkatkan penjualan dan margin laba bersih sebaiknya berinvestasi di kategori TI informasional. Seperti yang dilakukan oleh 7-eleven Jepang yang menganalisa informasi cuaca untuk menyediakan lebih banyak bento (cocok untuk cuaca panas) atau lebih banyak ramen (cocok untuk cuaca dingin).

Perusahaan fokus utamanya adalah penetrasi pangsa pasar baru, sebaiknya berinvestasi di kategori TI strategis. Sedangkan perusahaan yang prioritasnya meningkatkan skalabilitas sebaiknya berinvestasi di kategori TI infrastruktur.

Berdasarkan penelitian yang dilakukan di tahun 2005, perusahaan rata-rata menganggarkan investasinya sebesar 46% di kategori TI infrastruktur, 26% di kategori TI transaksional, 17% di kategori TI informasional dan 11% di kategori TI strategis.

Namun, seperti yang telah disebutkan di atas, menyesuaikan jumlah anggaran terhadap kategori investasi TI dengan strategi dan tujuan bisnis perusahaan hanyalah langkah pertama. Kemampuan manajerial yang tinggi ikut berperan penting dalam meningkatkan pemahaman dan pemanfaatan karyawan terhadap aset TI perusahaan, tingkat IT Savvy perusahaan.

Sebagai perbandingan, berdasarkan hasil studi, untuk setiap $1 investasi TI yang dikeluarkan, perusahaan dengan tingkat IT Savvy yang tinggi memperoleh laba bersih $274 lebih banyak daripada perusahaan dengan tingkat IT Savvy yang rendah. Hal ini seharusnya cukup untuk menjadi alasan bagi setiap perusahaan untuk memaksimalkan tingkat IT Savvy-nya.

Tingkat IT Savvy perusahaan ini dapat dimaksimalkan dengan mengembangkan 5 karakteristik utama, yaitu:

• IT untuk Komunikasi, penggunaan TI secara intensf untuk komunikasi internal dan eksternal. Sebagai contohnya, 7-Eleven Jepang memiliki sistem yang menyambungkan 70,000 komputer di seluruh tokonya dengan jaringan dan database supplier di seantero Jepang. Hal ini memungkinkan proses permintaan stok kepada supplier dengan response time setengah hari.
• Penggunaan Internet, penggunaan internet secara intensif untuk proses utama seperti manajemen armada penjualan, performance review, pelatihan karyawan, dan layanan purnajual.
• Proses Digitalisasi Transaksi, proses digitalisasi atau automasi untuk transaksi bisnis yang repetitif, seperti transaksi pembayaran, transaksi pembelian dan layanan spesifik buat pelanggan (online tracking UPS).
• Pemahaman TI, kemampuan karyawan, secara kesuluruhan, untuk dapat menggunakan aset TI perusahaan dengan maksimal. Sebagai contohnya, 7-Eleven Jepang memberikan pelatihan khusus kepada 200,000 pegawainya agar dapat menggunakan aplikasi point-of-sale khususnya untuk dapat menganalisa tren kebutuhan pelanggan, informasi cuaca, informasi best-seller item, sampai cara melakukan re-order kepada supplier.
• Keterlibatan Manajemen, komitmen manajer senior untuk dapat mensinergikan staff TI dengan staff unit bisnis dalam pengambilan keputusan investasi TI perusahaan.

Perusahaan dengan tingkat IT Savvy menengah biasanya memiliki 3 karakteristik pertama dari 5 karakteristik di atas. Sedangkan perusahaan dengan tingkat IT Savvy yang tinggi selalu memenuhi kelima karakteristik di atas.