Peranan Pemimpin Menyukseskan Proyek Perubahan

Peranan Pemimpin Menyukseskan Proyek Perubahan

Berubah atau perubahan adalah sebuah keniscayaan di dunia yang dinamis ini dan suka atau tidak suka, hal tersebut harus dijalani. Perubahan adalah peralihan dari kondisi yang sudah diketahui (kondisi sekarang) ke kondisi baru yang mungkin masih tidak menentu. Hal ini dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja, memenuhi tuntutan kondisi, memperkuat daya saing, meningkatkan kualitas dan menjadi lebih efisien. Dan perlu diingat, perubahan merupakan persiapan dan alat kontrol masa depan serta respon terhadap isu yang mendesak, tuntutan kehidupan, reaksi pelanggan, reaksi karyawan, kondisi keuangan, jadwal yang ketat, kebutuhan organisasi, isu lingkungan, dan sebagainya. Contohnya adalah perubahan proses produksi, proses mengontrol kualitas, perubahan budaya (culture), rekayasa baru, perubahan organisasi dan fungsional, penggunaan sistem baru dan sebagainya. Perubahan dilakukan karena di masa yang akan datang diperlukan cara yang berbeda dalam melakukan sesuatu. Tetapi perubahan pasti menghadapi berbagai kesulitan, masalah dan tantangan selama prosesnya, sehingga perlu pemimpin yang kuat dan aktif untuk menghadapinya.

Pemimpin memegang peranan penting dan vital untuk menyukseskan proses perubahan dan memberikan hasil sesuai yang diinginkan, dengan menyelesaikan permasalahan yang ada. Meskipun telah ada persiapan dan perencanaan yang cukup, permasalahan dipastikan selalu ada, dan tidak ada jaminan proses ini akan berjalan atau memberikan hasil sesuai yang diinginkan. Menurut survey McKinsey (2006), hanya 6% dari proyek ini berhasil dengan baik (32% berhasil dengan catatan). Jadi bisa disimpulkan sebagian besar proyek mengalami kegagalan. Sebuah penelitian dari Ernst & Young dan American Quality Foundation, menemukan juga sebagian besar (mayoritas) proyek peningkatan kualitas gagal mencapai hasil yang maksimal. Survey lain menunjukan 2/3 moral karyawan lebih buruk atau tidak berubah sama sekali terhadap perubahan yang dilakukan. Juga ditemukan bahwa 60% sikap karyawan terhadap perubahan adalah netral, skeptis dan resistan. Mengapa orang-orang cenderung takut, tidak suka dan skeptis terhadap perubahan? Beberapa sebab dapat diuraikan sebagai berikut :

• Mereka takut kehilangan sesuatu yang berharga yang selama ini telah didapatkan (takut kehilangan kenyamanan yang diperoleh selama ini);

• Mereka kurang mempercayai pemimpin mereka dan tidak mengerti motif-motifnya;

• Mereka tidak melihat potensi keuntungan dari perubahan yang dilakukan;

• Mereka kurang memiliki toleransi individu terhadap perubahan (resistansinya sangat tinggi).

Disamping faktor manusia, banyaknya kegagalan dari proyek perubahan disebabkan oleh hal-hal yang tersebut dibawah ini :

• Kurangnya alasan yang menarik dan kuat untuk melakukan perubahan atau kekurangtahuan terhadap keuntungan yang akan diperoleh dari perubahan;

• Kurangnya kejelasan tujuan, disertai kurangnya perencanaan atau persiapan yang cukup;

• Kurangnya dukungan dari level tertinggi (top management), kurangnya peran aktif, keterlibatan, dan pengawasan para pemimpin disetiap lini;

• Kurangnya proses komunikasi yang baik, yang menimbulkan salah pengertian, kurang lancarnya arus informasi dan menciptakan halangan (barrier) antar pihak yang berkepentingan;

• Kurangnya keterlibatan pihak terkait, terutama pihak yang akan terkena efek perubahan.

• Kurangnya konsistensi terhadap tujuan yang akan dicapai dan kurangnya kontrol terhadap waktu penyelesaian.

Melihat kondisi diatas, pemimpin di semua lini harus memainkan peran aktif, menampilkan kemampuan kepemimpinan yang maksimal dan menjadi perencana, penggerak dan pengontrolnya. Pemimpin menjadi kunci untuk memimpin tim dan anggota untuk menyelesaikan proses ini dengan baik, dan menjadi jembatan dari cara lama ke cara yang baru. Perlu disadari pula, para pemimpin juga bagian dari karyawan yang pasti mempunyai reaksi sama terhadap perubahan itu, tetapi dituntut untuk bisa menampilkan perilaku positif dan produktif, seperti membantu yang lain (anggota tim), memberikan pengarahan yang jelas, menjawab pertanyaan dengan baik dan menyediakan jalan atau fasilitas yang diperlukan. Mereka harus terus berkomunikasi dan mengarahkan, memberikan inspirasi dan motivasi, menjadi model atau contoh perubahan, dan memberikan atau menfasilitasi pelatihan yang diperlukan. Untuk itu, pemimpin harus mengetahui arah perubahan, menyiapkan sumber daya yang diperlukan, menentukan tujuan akhir dan keuntungan yang ingin dicapai, mengantisipasi resiko yang mungkin timbul dan menyiapkan cara mengontrolnya. Untuk memperjelas, maka dapat disimpulkan peranan yang diperlukan dari seorang pemimpin untuk menyukseskan proyek perubahan adalah sebagai berikut :

• Membangun kondisi yang positif dan kondusif untuk mendukung berjalannya proses dengan baik dan sesuai dengan rencana;

• Membangun arah yang jelas pada proyek perubahan bagi tim atau organisasi yang dipimpinnya;

• Mengembangkan semangat setiap anggota tim untuk melakukan dan mencapai tujuan perubahan;

• Menganalisa dan memberikan kebutuhan yang diperlukan dalam proses perubahan;.

• Memberikan saran, nasihat dan solusi untuk menyelesaikan masalah-masalah yang ada. Mendengar secara aktif terhadap segala hal mengenai perubahan. Secara aktif berarti mendorong orang untuk berperan aktif dan memberikan pendapat tentang proyek yang sedang dilakukan

• Mencari dan mengumpulkan berbagai macam ide dari berbagai sumber dan menggalang komunikasi dengan semua pihak dengan baik.

Selanjutnya,